Vanwege het accepteren van een baan buiten de UT is het faculteitsbureau van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) op zoek naar een professionele management office-assistent. Als management office-assistent bied je algemene ondersteuning aan het Faculteitsbestuur en dagelijkse ondersteuning aan de directeur bedrijfsvoering, en wanneer nodig de decaan. Vanuit jouw centrale positie houd je samen met je collega management/office assistent het overzicht in de veelheid van dossiers en afspraken van het faculteitsbureau. Samen met deze collega ben je het gezicht van het faculteitsbureau en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen richting het faculteitsbestuur.
Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, telefoonverkeer, in- en uitgaande correspondentie, archiefbeheer, en het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen (in het Nederlands en Engels), bijeenkomsten, symposia en conferenties. Dit doe je niet alleen voor het faculteitsbestuur, maar ook voor de hoofden van human resources, business control en financiën. Ook speel je een rol in de interne communicatie, onder andere door het opstellen van berichtgevingen en het bijhouden van de facultaire website. Daarnaast heb je een rol in het proces van promoties en hoogleraar benoemingen waarin je nauw samenwerkt met de decaan.
Het is belangrijk dat je zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie kunt omgaan. Je voert de werkzaamheden op een professioneel en representatief hoog niveau uit.
Je werkt nauw samen met je collega en de beleidsondersteuner van het faculteitsbestuur. Bij afwezigheid is het vanzelfsprekend dat je bepaalde werkzaamheden overneemt.
Informatie en aanmelding
Herken jij je in dit profiel? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Een motivatiebrief en cv kun je tot uiterlijk 4 juli 2025 uploaden via de ''Solliciteer'' button.
Mocht je vragen hebben, dan kun je contact opnemen met de directeur bedrijfsvoering Mirije van Dijk, via mirije.vandijk@utwente.nl (06-41737994), of met HR-adviseur Britt Büter, via b.buter@utwente.nl of via 053-4895811.
De sollicitatiegesprekken zijn gepland op dinsdag- en woensdagmiddag 8 en 9 juli.
Screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
Over de organisatie
De faculteit Electrotechniek, Wiskunde en Informatica (EEMCS) zet wiskunde, elektrotechniek en informatica in voor de voortgaande ontwikkeling van de Informatie- en Communicatie Technologie (ICT). In een tijd waarin ICT te vinden is in bijna elk apparaat of product dat we gebruiken, omarmen wij onze bijdrage aan een breed scala aan activiteiten in onze maatschappij en onze rol als pioniers van de digitale samenleving. Als onderdeel van een technische universiteit die vorm wil geven aan de samenleving, individuen en verbindingen, werkt onze faculteit intensief samen met industriële partners en onderzoekers in Nederland en daarbuiten en voeren we uitgebreid onderzoek uit voor externe opdrachtgevers en financiers. Ons onderzoek staat in hoog aanzien in zowel binnen- als buitenland. Het is ondergebracht in de multidisciplinaire UT-onderzoeksinstituten Mesa+ Institute, TechMed Centra en Digital Society Institute.
Als werkgever biedt de Faculteit EEMCS werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.
Wil je meer weten?
