Als Management Assistent van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) ondersteun je samen met je directe collega het faculteitsbestuur en de Directeur Bedrijfsvoering. Je combineert klassiek secretariaat, zoals agendabeheer en correspondentie, met een bredere rol in bestuurlijke processen, interne communicatie en het zorgvuldig begeleiden van promoties en benoemingen.
Wat ga jij doen?
Samen met je directe collega, die dezelfde functie vervult binnen de faculteit, zorg je voor overzicht en continuïteit binnen een omgeving met veel dossiers, afspraken en betrokkenen. Jullie zijn het eerste aanspreekpunt richting het Faculteitsbestuur en ondersteunen hen in de dagelijkse praktijk. Je schakelt snel, ook in onverwachte situaties, denkt vooruit en werkt zelfstandig, zorgvuldig en accuraat.
Verder ben je verantwoordelijk voor:
- Overzicht houden in de veelheid aan dossiers en afspraken binnen het Faculteitsbureau.
- Agendabeheer voor de Directeur Bedrijfsvoering en, waar nodig, voor de hoofden van Human Resource, Business Control en Financiën.
- Afhandelen van telefoonverkeer en in- en uitgaande correspondentie.
- Beheren en bijhouden van actielijsten naar aanleiding van vergaderingen.
- Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, symposia en conferenties.
- Bijdragen aan de interne communicatie, onder andere door het opstellen van berichtgevingen en het bijhouden van de facultaire website voor medewerkers.
- Ondersteunen van het proces rondom promoties en hoogleraar benoemingen, in nauwe samenwerking met de decaan.
- Signaleren van verbeteringen en het doorvoeren van procesoptimalisaties.
- Afhankelijk van jouw interesse en beschikbaarheid kun je ook bijdragen aan projecten, variërend van kortlopende activiteiten tot meerjarige trajecten.
Bij afwezigheid nemen jij en je directe collega werkzaamheden voor elkaar waar, zoals het notuleren tijdens vergaderingen.
Informatie en aanmelding
Herken jij je in dit profiel? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet voor 1 maart 2026 via de ''Solliciteer'' button hier beneden.
Let op: de werving voor deze vacature loopt via de website van Eqib. Zodra je op de “Solliciteer” button klikt, zal je worden doorverwezen naar hun website.
Mocht je vragen hebben, dan kun je contact opnemen met de directeur bedrijfsvoering Mirije van Dijk, via mirije.vandijk@utwente.nl (06-41737994) of met HR-adviseur Britt Büter, via b.buter@utwente.nl of via 053-4895811.
Screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
Over de afdeling
In deze functie kom je te werken binnen het faculteitsbureau van EEMCS, waar de ondersteuning van het Faculteitsbestuur is georganiseerd. Het Faculteitsbureau vormt het centrale punt waar bestuurlijke processen, besluitvorming en dagelijkse ondersteuning samenkomen. De cultuur binnen deze faculteit is informeel en professioneel, met korte lijnen en veel onderling contact.
Over de organisatie
De faculteit Electrotechniek, Wiskunde en Informatica (EEMCS) zet wiskunde, elektrotechniek en informatica in voor de voortgaande ontwikkeling van de Informatie- en Communicatie Technologie (ICT). In een tijd waarin ICT te vinden is in bijna elk apparaat of product dat we gebruiken, omarmen wij onze bijdrage aan een breed scala aan activiteiten in onze maatschappij en onze rol als pioniers van de digitale samenleving. Als onderdeel van een technische universiteit die vorm wil geven aan de samenleving, individuen en verbindingen, werkt onze faculteit intensief samen met industriële partners en onderzoekers in Nederland en daarbuiten en voeren we uitgebreid onderzoek uit voor externe opdrachtgevers en financiers. Ons onderzoek staat in hoog aanzien in zowel binnen- als buitenland. Het is ondergebracht in de multidisciplinaire UT-onderzoeksinstituten Mesa+ Institute, TechMed Centra en Digital Society Institute.
Als werkgever biedt de Faculteit EEMCS werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.
Wil je meer weten?
